Ter a consciência da importância de uma
auditoria na empresa é diferente de saber como fazer uma auditoria financeira.
Analisar e controlar todas as atividades
de um negócio ao mesmo tempo em que se evita fraudes e prejuízos causados por
descontrole de gastos ou mesmo por desvios financeiros está no topo da lista de
desejos de muitos executivos, mas nem sempre há ferramentas ou mão de obra
qualificada para esse tipo de procedimento.
Nesse artigo, abordaremos o modo
operacional de como realizar uma auditoria financeira na empresa. Por ser essa
uma metodologia de trabalho com amplas possibilidades, ter um objetivo claro em
mente antes do início do processo é fundamental para se obter os melhores
resultados possíveis.
DEFINA OBJETIVOS PARA NÃO PERDER TEMPO
Antes de iniciar uma auditoria
financeira é preciso deixar claro para todos os envolvidos quais são os
objetivos principais desse processo. Isso porque existem múltiplas
possibilidades e você pode evitar perdas de tempo desnecessários se for direto
ao ponto. Se algum objeto da auditoria não for considerado relevante para o seu
negócio, deixe-o em segundo plano.
COM UMA AUDITORIA FINANCEIRA, SUA
EMPRESA PODE:
- Verificar saldos em extratos bancários, no boletim de caixa e no livro razão para descobrir se os valores ali presentes correspondem à realidade;
- Verificar se os valores disponíveis em caixa, em aplicações financeiras e em depósitos bancários estão sendo utilizados de maneira correta;
- Verificar a posição real de valores e títulos em aberto, associando-os aos saldos contábeis e aos controles internos;
- Verificar se os controles internos do departamento financeiro são seguros o suficiente para reduzir as possibilidades de desvios ou fraudes.
Uma vez que os objetivos tenham sido
claramente definidos em conjunto com os responsáveis pela auditoria, é hora de
colocar o plano em prática. Aqui estão alguns dos principais passos a serem
seguidos.
FAÇA O MAPEAMENTO DOS PROCESSOS
Todas as atividades que passam pelas
mãos do departamento financeiro precisam ser mapeadas antes de analisadas. O
processo de baixa de inadimplentes, o pagamento de fornecedores e
colaboradores, as transferências bancárias e qualquer outra movimentação
financeira realizada precisam ser checadas.
Nesse aspecto, você não precisa
necessariamente ter uma auditoria externa. Esse procedimento pode ser feito por
um gestor ou colaborador interno e serve para facilitar o trabalho de
auditoria. É o primeiro passo a ser dado e, em muitos casos, não onera a
companhia.
IDENTIFIQUE OS RISCOS
Uma vez que você passa a conhecer em
detalhes o que acontece em cada um dos processos, então pode descobrir quais
são os riscos inerentes a cada um deles. Questionar os gestores envolvidos ou
simplesmente avaliar o fluxo são maneiras de identificar falhas em potencial e
aperfeiçoar os processos.
Por exemplo, uma empresa que não utilize
softwares de gestão contábil e que ainda faça registros manuais de entradas e
saídas tem mais chances de cometer erros do que uma companhia que opte por
automatizar esses processos. Nesse caso, a não utilização de softwares
adequados poderia ser apontada como um risco.
IDENTIFIQUE OS CONTROLES INTERNOS
Os riscos são inerentes a cada um dos
processos e cabe sempre ao gestor atuar para que eles sejam os menores
possíveis. Por essa razão, uma vez que os processo estejam mapeados e os riscos
identificados, você precisa se perguntar: o que estamos fazendo para evitar
problemas aqui?
São os controles internos
que permitem ao gestor minimizar os danos potenciais. Por exemplo, em empresas
pouco organizadas é comum que em algum momento ocorram pagamentos em
duplicidade ou, ainda, que pagamentos sejam efetuados um dia depois do
vencimento, gerando multas e juros desnecessários para a companhia.
TESTE A SEGURANÇA DOS CONTROLES INTERNOS
Se na etapa anterior você encontrou
problemas, então é hora de tomar medidas para acabar com eles. Os novos
procedimentos precisam ser testados para que, de fato, se verifique que eles
são mais seguros. Além disso, muitas empresas buscam dar menos espaço para
potenciais fraudes e desvios – e é nessa etapa a hora de considerar tais ações.
Se sua companhia faz reembolsos mediante
apresentação de nota fiscal, por exemplo, atribua valores máximos ou exija
apenas fornecedores certificados no aceite. São formas simples e eficientes de
reduzir as notas “infladas”. Lembre-se que não há métodos perfeitos, mas você
pode buscar sempre os mais eficientes.
ANALISE OS RESULTADOS
Tudo o que for apontado pela auditoria
financeira e que precise de melhorias deve ter a sua consideração. De nada
adianta identificar os problemas e descobrir onde estão erros sem agir para
minimizá-los. Além disso, após a mudança de metodologias, um acompanhamento
detalhado também deve ser feito.
A ideia aqui é analisar os resultados,
ou seja, descobrir se as novas metodologias aplicadas foram suficientes para
reduzir os erros ou para tornar os processos mais seguros. Trata-se de uma ação
contínua e que não acaba simplesmente quando a auditoria termina. De
preferência, esse comportamento deve ser incorporado ao dia a dia da sua
empresa.
AUXILIO DE UMA BOA ASSISTÊNCIA CONTÁBIL
FACILITAM A ANÁLISE DE DADOS
Um dos problemas mais frequentes com os
quais as auditorias financeiras se deparam é o fato de não haver registros sobre
todas as transações nas quais a empresa se envolve. Mesmo aqueles gastos
menores devem estar descritos de alguma forma, pois sem isso as contas não
fecham.
Optar por uma boa assistência contábil,
contando com um software de gestão contábil, facilita consideravelmente esse
processo. Isso porque os registros ficam centralizados em uma base única de
dados e torna-se mais fácil consultá-los a qualquer momento ou mesmo gerar
relatórios a partir dessas informações.
Mesmo para empresas de pequeno porte, o
uso de ferramentas capazes de automatizar os registros financeiros não deve ser
encarado como uma despesa, mas sim como um investimento. Há redução no número
de erros e no tempo despendido em cada tarefa. E, por fim, com acesso mais ágil
aos dados, as chances de tomar decisões mais assertivas aumentam.
Invista em uma boa assistência contábil,
faça uma auditoria financeira em sua empresa e otimize seus resultados.
Fonte: BLOGSAGE, Adaptado.
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